Lợi ích của Adobe Acrobat Pro DC cho tổ chức, doanh nghiệp

Adobe Acrobat đã và đang là phần mềm hàng đầu để tạo và quản lý các tài liệu kỹ thuật số. Adobe Acrobat Pro DC - sản phẩm Acrobat thế hệ tiếp theo của Adobe là một công cụ mạnh mẽ cung cấp các tính năng nâng cao hiệu quả và năng suất giúp tổ chức của bạn hoạt động trơn tru hơn.

1. PDF là gì?

PDF là viết tắt của Portable Document Format (Định dạng Tài liệu Di động), giải quyết vấn đề tài liệu hiển thị khác nhau trên các thiết bị và hệ điều hành khác nhau. Bạn đã bao giờ cố gắng mở các trang trình bày PowerPoint trong Google Trang trình bày hoặc bảng tính Mac Numbers trong Excel, chỉ để thấy rằng định dạng mà bạn dày công áp dụng đã hoàn toàn thay đổi? Các tệp PDF giải quyết vấn đề đó, đảm bảo rằng tài liệu của bạn giữ nguyên định dạng ban đầu cho dù chúng được xem trên nền tảng nào.

PDF cung cấp cho người dùng khả năng nén kích thước tệp mà không làm giảm chất lượng hình ảnh của tài liệu. Ngoài ra, nó còn giúp nhanh chóng quét và chuyển đổi các tài liệu lưu trữ trên giấy thành các tệp PDF và nhanh chóng và dễ dàng tải xuống qua Internet.

PDF cũng cung cấp các lợi thế bảo mật mà các định dạng tài liệu khác không có được. Vì các tệp PDF có thể được bảo mật theo tùy chọn để ở chế độ chỉ đọc và hiển nhiên là giả mạo, chúng là định dạng tệp ưu tiên cho các tài liệu pháp lý. Adobe Acrobat DC mở rộng những lợi thế này thông qua khả năng ký số, chứng nhận và xác minh tài liệu mạnh mẽ.

2. Adobe Acrobat Pro DC là gì?

Nếu bạn là người dùng Acrobat lâu năm, bạn có thể tự hỏi Adobe Acrobat Pro DC khác với Acrobat Pro theo năm ( phiên bản mới nhất là 2019) hoặc các phiên bản Acrobat trước đó như thế nào.

Acrobat DC là một sản phẩm đăng ký (một dịch vụ của bộ giải pháp Adobe bản quyền). Về cơ bản, điều này có nghĩa là thay vì thanh toán một lần, bạn phải trả phí hàng tháng để sử dụng sản phẩm. Đăng ký đảm bảo rằng

• Tổ chức của bạn luôn có phiên bản Acrobat mới nhất.

• Bạn nhận được lợi ích bổ sung của Adobe Document Cloud để lưu trữ và chia sẻ tệp trực tuyến, cùng với các dịch vụ để kích hoạt quy trình công việc hoàn chỉnh để gửi, ký điện tử và theo dõi tài liệu.

• Bạn có quyền truy cập vào một loạt các tính năng chỉ có trong Acrobat DC. Chúng bao gồm chỉnh sửa nâng cao và tạo biểu mẫu, cộng với khả năng gửi, theo dõi và nhận chữ ký điện tử và kỹ thuật số, v.v.

Hãy cùng xem xét kỹ hơn cách Acrobat Pro DC có thể giúp tiết kiệm thời gian và tiền bạc cho tổ chức của bạn.

2.1. Chỉnh sửa tệp PDF chưa từng có trước đây

Bạn đã bao giờ gặp một tệp PDF mà bạn muốn sử dụng lại chưa? Giả sử bạn đã được yêu cầu cập nhật hợp đồng hiện có, nhưng không tìm thấy phiên bản Microsoft Word gốc. Bạn có cần phải nhập lại toàn bộ hợp đồng trong Word, cập nhật và lưu vào PDF một lần nữa không? Bạn không!

Acrobat Pro DC cho phép bạn biến PDF thành tài liệu có thể chỉnh sửa và thay đổi cả văn bản và hình ảnh trực tiếp trong chương trình. Trình tạo phông chữ tùy chỉnh khớp với văn bản trong tài liệu và các phần tử có thể được điều khiển và di chuyển xung quanh bằng cách kéo chúng đến vị trí mong muốn.

Điều gì sẽ xảy ra nếu bạn tìm thấy một mẫu biểu mẫu Microsoft Word trực tuyến hoặc bắt gặp một biểu mẫu giấy mà bạn biết sẽ hoạt động hoàn hảo cho tổ chức của mình với một vài điều chỉnh nhỏ? Với Adobe Acrobat DC, bạn có thể dễ dàng biến các biểu mẫu trên giấy và Microsoft Word thành những biểu mẫu có thể điền được bằng trình tạo biểu mẫu PDF.

Acrobat Pro DC cũng tích hợp với Microsoft Office 2016 và Office 365. Trong Word, bạn có thể biến bất kỳ tệp ".doc" hoặc ".docx" nào thành PDF chỉ bằng một cú nhấp chuột, sử dụng công cụ Acrobat nằm ngay trong dải băng. Ngược lại, bạn có thể biến bất kỳ tệp PDF nào thành tệp Microsoft Word, PowerPoint hoặc Excel một cách dễ dàng.

2.2 Làm việc mọi lúc, mọi nơi với Adobe Document Cloud

Acrobat Pro DC cho phép bạn lưu trữ và truy cập các tệp của mình trong Adobe Document Cloud, cung cấp 20 GB dung lượng lưu trữ. Tích hợp cũng có sẵn với Box, Dropbox và Microsoft OneDrive.

Bạn có thể dễ dàng thực hiện nhiều tác vụ khác nhau trực tiếp từ thiết bị di động của mình, cho phép bạn nhận, sửa đổi và gửi lại tài sản thế chấp quan trọng từ bất cứ đâu. Sử dụng ứng dụng Adobe Scan (có sẵn cho cả iOS và Android), bạn cũng có thể dễ dàng chuyển các tài liệu và biểu mẫu giấy thành tệp PDF bằng cách quét chúng bằng thiết bị di động của mình. Ví dụ: có thể tổ chức của bạn thu thập một lượng lớn giấy tờ tại một sự kiện bên ngoài cơ sở (biểu mẫu miễn trừ, đơn đăng ký, khảo sát, v.v.). Bạn có thể quét chúng ngay tại chỗ và tải chúng lên một vị trí an toàn trên đám mây.

Sau đó, bạn có thể hợp nhất tất cả các tệp thành một tệp PDF nhiều trang duy nhất để đạt hiệu quả cao hơn. Sau đó, bạn có thể sử dụng chức năng tìm kiếm để tìm các cụm từ cụ thể, điều này đặc biệt hữu ích khi tổng hợp dữ liệu từ những người bạn tiếp cận với tư cách là tổ chức phi lợi nhuận. Bởi vì Acrobat Pro DC được tối ưu hóa cho chức năng màn hình cảm ứng, tất cả điều này thậm chí còn dễ dàng hơn nếu bạn đang làm việc khi di chuyển.

2.3. Bỏ đi với chữ ký trên giấy

Có lẽ tính năng mạnh mẽ nhất trong Acrobat Pro DC là khả năng vừa ký vừa thu thập chữ ký điện tử. Hãy quay lại đống giấy tờ từ sự kiện phi lợi nhuận mà chúng ta đã thảo luận trước đó.

Sử dụng Acrobat Pro DC, bạn có thể tránh hoàn toàn việc từ bỏ giấy tờ và gửi bản PDF của tài liệu cần chữ ký qua email. Mọi người có thể điền bất kỳ thông tin cần thiết nào và ký điện tử vào tệp - tất cả trên máy tính xách tay hoặc điện thoại thông minh của họ - thông qua công cụ Adobe Fill & Sign.

Hơn nữa, bạn có thể theo dõi ai đã và chưa ký, điền hoặc trả lại tài liệu và hồ sơ của bạn sẽ tự động được lưu giữ. Bạn cũng có thể sử dụng Acrobat Pro DC để tự cung cấp chữ ký điện tử và tránh quá trình rườm rà như in biểu mẫu ra giấy, ký tên và quét nó.

2.4. Tùy chỉnh cài đặt bảo mật

Acrobat Pro DC cho phép bạn dễ dàng kiểm soát và quản lý quyền truy cập vào các tệp PDF được chia sẻ thông qua một số công cụ dễ sử dụng. Có thể bạn đang làm việc trong Microsoft Word, Excel, PowerPoint hoặc Outlook và muốn chuyển tệp của mình thành một tệp PDF bị hạn chế. Chỉ cần nhấp vào hộp Hạn chế Chỉnh sửa và ngăn người nhận sao chép hoặc chỉnh sửa tệp.

Nếu bạn đang tạo tệp trực tiếp trong Acrobat Pro DC, hãy sử dụng hành động Xuất bản thông tin nhạy cảm để đặt nhiều hạn chế, bao gồm khả năng biên tập lại thông tin, bảo vệ bằng mật khẩu và cấm sao chép và chỉnh sửa. Bạn thậm chí có thể kiểm soát xem bản PDF của mình có được in hay không.

Acrobat Pro DC được tối ưu hóa để tạo, chỉnh sửa và chia sẻ tệp với bất kỳ ai, ở bất kỳ đâu. Vì vậy, điều quan trọng hơn là phải kiểm soát toàn diện những ai có thể truy cập các tệp PDF của bạn và những gì có thể được thực hiện với các tệp sau khi chúng được gửi đi.

2.5. Một giải pháp hoàn toàn nổi bật để xem xét tại tổ chức phi lợi nhuận

Acrobat Pro DC là một công cụ mạnh mẽ để tạo các tệp có thể truy cập toàn cầu cho các mục đích thực tế không giới hạn. Chức năng chỉnh sửa và khả năng tương thích của nó với Microsoft Office có thể tăng đáng kể hiệu quả của bạn, cải thiện giao tiếp và giúp tổ chức của bạn hoạt động trơn tru hơn. Và đối với lực lượng lao động ngày càng ở xa, trong đó nhiều người dùng truy cập tài liệu trên thiết bị di động, Acrobat Pro DC được tối ưu hóa để hoàn thành công việc ở bất cứ nơi đâu mà nhiệm vụ của bạn đưa bạn đến.