Trong doanh nghiệp, việc làm thất lạc các tài liệu quan trọng trong vô số các tài liệu được tạo ra trong các hoạt động kinh doanh hàng ngày. Do đó 1 hệ thống quản lý tài liệu là vô cùng cần thiết cho doanh nghiệp muốn tự động hóa và tối ưu hóa quy trình quản lý tài liệu để làm cho công việc của nhân viên trở nên hiệu quả hơn.
Với các tính năng mạnh mẽ trong việc quản lý tài liệu, hệ thống quản lý tài liệu SharePoint sẽ giúp doanh nghiệp:
Tạo không gian lưu trữ rộng lớn và lưu được nhiều định dạng tài liệu
Khả năng lưu trữ của SharePoint là đủ cho nhu cầu của các doanh nghiệp. Với 1TB dung lượng lưu trữ cho mỗi người dùng cho gói SharePoint Plan 1 và không giới hạn lưu trữ trong gói SharePoint Plan 2, SharePoint đủ sức để lưu trữ mọi khối lượng tài liệu mà các doanh nghiệp cần. Hệ thống quản lý tài liệu của SharePoint cũng hỗ trợ lưu trữ nhiều định dạng tệp, từ các định dạng tệp cơ bản như: docx, pdf, pptx, zip cũng như các định dạng file đặc biệt như odt, ods, xslb, ppsx và các định dạng file 3D.
Khả năng đọc file và xác thực
Các tài liệu cảu doanh nghiệp có thể được lưu trữ ở các định dạng ảnh và định dạng mô hình, ví dụ định dạng ảnh TIFF, JPG hoặc các định dạng CAD, các định dạng này thường không thể tìm kiếm được nội dung của chúng. Nếu kết hợp SharePoint với các phần mềm nhận dạng ký tự (OCR), hệ thống quản lý tài liệu SharePoint có thể chuyển các ảnh, bản vẽ thành các tệp PDF đồng nhất, có thể đọc và tìm kiếm được. Bên cạnh đó, SharePoint còn tích hợp các quy tắc xác thực trong quá trình nhận dạng. Điều này cho phép tự động so sánh các ký tự với hình ảnh của trường tương ứng, phát hiện các ký tự được nhận dạng không chính xác và sửa chúng. Tất cả điều này giúp doanh nghiệp tăng tốc chia sẻ nội bộ các tài liệu và chuyển giao với đối tác.
Khả năng tạo chỉ mục và siêu dữ liệu
Lập chỉ mục SharePoint có thể giúp doanh nghiệp phân loại, lưu trữ, tìm và truy xuất nhiều tài liệu của họ một cách nhanh chóng và dễ dàng. SharePoint DMS phân bổ một ID duy nhất cho mỗi tài liệu, do đó nhầm lẫn do tên giống nhau hoặc tương tự của 2 hoặc nhiều tài liệu là tránh. Ngoài ra, hệ thống hỗ trợ tạo nhiều trường siêu dữ liệu cho mỗi tài liệu, giúp đơn giản hóa việc phân loại, lưu trữ và tìm kiếm tài liệu. Ví dụ: siêu dữ liệu chung cho hợp đồng có thể bao gồm các lĩnh vực như khu vực kinh doanh, loại hợp đồng, tiêu đề hợp đồng, giá trị hợp đồng, ngày có hiệu lực .
Khả năng quản lý phiên bản
Mỗi khi người dùng chỉnh sửa tài liệu trong SharePoint, hệ thống lưu trữ phiên bản mới, trong khi vẫn giữ các phiên bản trước đó (tối đa 50.000 phiên bản chính và 511 phiên bản nhỏ cho mỗi tài liệu) cũng có sẵn để xem xét và so sánh với phiên bản hiện tại. Do đó, khả năng phiên bản của SharePoint DMS có thể giúp doanh nghiệp khôi phục bất kỳ tài liệu nào được lưu vô tình với các thay đổi không mong muốn hoặc tất cả văn bản đã bị xóa mất.
Khả năng tìm kiếm
SharePoint cung cấp tìm kiếm mạnh mẽ dựa trên tên tệp, nội dung và siêu dữ liệu. Nó cũng hỗ trợ xếp hạng kết quả và cho phép người dùng ảnh hưởng đến nó bằng cách sử dụng các quy tắc truy vấn khác nhau, giúp tạo thuận lợi cho việc diễn giải kết quả từ các truy vấn trả về hơn 1000 tài liệu. SharePoint DMS cung cấp tìm kiếm được liên kết, có nghĩa là một truy vấn tìm kiếm kích hoạt tìm kiếm đồng thời trên các hệ thống của doanh nghiệp được tích hợp với SharePoint, chẳng hạn như hệ thống quản lý tài liệu của bộ phận, cổng và kết quả tìm kiếm được trình bày trong một danh sách tích hợp.
Khả năng tạo quy trình làm việc
SharePoint có nhiều quy trình làm việc tích hợp tiêu chuẩn như thu thập phê duyệt, phản hồi hoặc chữ ký. SharePoint DMS cho phép tạo quy trình công việc của bất kỳ cấu trúc và bất kỳ số bước nào. Ví dụ: quy trình phê duyệt ngân sách có thể di chuyển theo chiều dọc và chiều ngang, bao gồm các giai đoạn như yêu cầu ngân sách, phát triển ngân sách cơ bản, xem xét ngân sách cơ bản, điều chỉnh ngân sách, nộp ngân sách... Ngoài ra, SharePoint hỗ trợ các quy trình công việc dựa trên quy tắc.
Chính sách bảo mật và tuân thủ
Nhiều doanh nghiệp được yêu cầu điều chỉnh các chính sách nội bộ và bên ngoài để đảm bảo tuân thủ quy định. Để giúp doanh nghiệp duy trì bảo mật dữ liệu, tính toàn vẹn và tuân thủ quy định, SharePoint cung cấp cho họ các tính năng như mã hóa tại chỗ và chuyển tiếp, kiểm soát truy cập, ngăn ngừa mất dữ liệu và xác thực hai yếu tố. Nó cũng cung cấp một bản kiểm toán đầy đủ tất cả các hoạt động liên quan đến tài liệu trong toàn bộ vòng đời của tài liệu: ai chỉnh sửa, truy xuất, sao chép, in ra, gửi email hoặc xóa nó. Hơn nữa, SharePoint DMS hỗ trợ các chính sách lưu giữ và xóa tài liệu và nó cho phép lập lịch loại bỏ tự động các tệp không cần thiết sau một thời gian nhất định.
Khả năng tích hợp
Đó là một trường hợp phổ biến khi một DMS không thể đáp ứng tất cả các nhu cầu kinh doanh dựa trên tài liệu phức tạp của các doanh nghiệp. Do đó, họ cần tích hợp DMS của họ với các công cụ khác, điều này có thể giúp giảm tổng chi phí sở hữu cho cơ sở hạ tầng CNTT của họ và sử dụng toàn bộ chức năng quản lý tài liệu và các hệ thống như ERP, CRM, BI, v.v. và SharePoint DMS mang đến một cơ hội như vậy - hệ thống có thể được tích hợp với mạng nội bộ, hệ thống quản lý dự án, hệ thống nhân sự, trí tuệ kinh doanh, hệ thống kế toán, hệ thống bán vé và chữ ký điện tử, v.v. SharePoint cho thấy khả năng tương thích tốt với các sản phẩm khác của Microsoft và thường không cần tùy chỉnh SharePoint để tích hợp như vậy.
Khả năng tùy biến
SharePoint là một nền tảng thân thiện với tùy chỉnh, có thể được sử dụng để tạo DMS phù hợp với các nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp. SharePoint có thể giúp tạo giao diện độc đáo cho DMS của doanh nghiệp do khả năng xây dựng thương hiệu . Thương hiệu bao gồm chỉnh sửa và thay thế bất kỳ tính năng thiết kế nào của các trang SharePoint như logo, kiểu, màu sắc, trang chính và bố cục trang. Tùy chỉnh SharePoint DMS cũng có thể giúp thêm chức năng nâng cao như khả năng AI vào nó và di chuyển SharePoint DMS sang phiên bản SharePoint mới hơn hoặc đám mây.
Đang tải dữ liệu ...
Microsoft
Adobe
VMware
SolarWinds.com
Kerio
Autodesk
Bitdefender
Symantec
Paessler AG
Kaspersky
Mindjet
Oracle
Eset
Acronis
Minitab Ltd
Corel
