Đang tải dữ liệu ...
Để gia tăng lợi thế cạnh tranh trên thị trường, điều cần làm đầu tiên là gia tăng năng suất làm việc trong chính doanh nghiệp của mình, tiết kiệm thời gian, chi phí để tạo ra những sản phẩm, dịch vụ mang đến giá trị cao cho khách hàng. Việc áp dụng Công nghệ thông tin vào số hóa quy trình, thay đổi cách quản lý doanh nghiệp với các công cụ hiện đại để xây dựng các phương thức làm việc khoa học, tự động hóa quy trình, giảm thiểu tối đa nguồn lực không cần thiết đang là yếu tố ưu tiên hàng đầu giúp đẩy mạnh hiệu suất làm việc, nâng tầm doanh nghiệp.
Khi nói đến bộ giải pháp ứng dụng văn phòng năng suất dựa trên đám mây, không thể không kể đến Microsoft 365 (tên cũ là Office 365 bản quyền). Rất nhiều thống kê chỉ ra rằng, mức độ sử dụng phổ biến của Microsoft 365 lớn gấp đôi, thậm chí gấp ba lần Google Workspace (tên cũ là G Suite) ở một số châu lục trên thế giới. Bài viết dưới đây, TSG sẽ nêu ra 7 lợi ích nổi bật nhất khi doanh nghiệp dịch chuyển môi trưởng làm việc truyền thống sang sử dụng Microsoft 365 bản quyền.
1. Tính hiệu quả, trực quan và dễ sử dụng
Hầu hết người dùng đã quá quen thuộc với các công cụ văn phòng cổ điển như Word, Excel, PowerPoint, OneNote đến những công cụ online phổ biến OneDrive, Outlook và Microsoft Teams. Và Microsoft 365 là bộ giải pháp tập hợp của tất cả các ứng dụng văn phòng năng suất đã kể trên.
Ngoài ra, tính năng đồng tác giả trong thời gian thực trên Microsoft 365 cho phép nhiều người dùng làm việc đồng thời trong cùng một tài liệu. Tính năng được kết nối liên tục với đám mây đảm bảo mọi người dùng luôn cập nhật những thay đổi trên tài liệu và có thể chỉnh sửa trực tiếp trên tài liệu đó và tự động lưu lại. Trong trường hợp người dùng khác lỡ tay xóa nhầm hoặc chỉnh sửa nội dung không mong muốn thì Microsoft 365 vẫn cung cấp các bản lưu trước đó để khôi phục tài liệu về trạng thái ban đầu.
Không chỉ dừng lại ở đó, các ứng dụng Office Suite thuộc Microsoft 365 – là nền tảng chứa các công cụ hỗ trợ thiết lập các quy trình làm việc tự động, phân tích số liệu kinh doanh và đề xuất phương án phân chia công việc hợp lý. Tất cả các ứng dụng này giúp thúc đẩy các không gian làm việc hiện đại để làm việc thông minh và gia tăng năng suất hơn.
Ví dụ, Power Platform cho phép bạn tạo các ứng dụng và quy trình đáng tin cậy nhưng không cần mã, giúp điều chỉnh và hợp lý hóa phương pháp làm việc, cách hệ thống vận hành hiện tại để mang lại hiệu suất cao hơn. Các nền tảng này được tạo thành từ các dịch vụ sau:
Thành thật mà nói, Microsoft đã tạo ra một không gian làm việc Microsoft 365 vô cùng hiện đại, cho phép các nhà phát triển công dân tạo ứng dụng, báo cáo Power BI, chatbot hoặc quy trình làm việc của riêng họ. Với Microsoft 365, bạn thực sự không cần phải là chuyên gia CNTT để xây dựng giải pháp cho tổ chức của mình. Microsoft còn cung cấp công cụ Microsoft Learn để người dùng có thể truy cập vào nhiều khóa học miễn phí cho tất cả các công cụ Microsoft 365 với demo chi tiết các tình huống sử dụng. Làm chủ các kỹ năng Microsoft 365 và mang lại sự đổi mới và thay đổi cho các quy trình của tổ chức, đội ngũ kỹ thuật Microsoft luôn sẵn lòng trợ giúp nếu bạn cần hỗ trợ.
2. Dễ dàng tạo, cộng tác và giao tiếp
Với Microsoft 365, bạn có thể tạo tài liệu trong Microsoft Teams; cộng tác trong thời gian thực với đồng nghiệp của bạn; tổ chức các cuộc họp video; tổ chức các cuộc gọi 1-1; và gửi tin nhắn tức thì. Ngoài ra, tính liên kết giữa các dịch vụ như Calendar trong Outlook (Exchange) và Teams cho phép bạn luôn cập nhật chương trình làm việc trong ngày và gửi lời mời họp cho khách hàng hoặc đồng nghiệp trong vòng vài giây.
Để nhanh chóng tìm kiếm các tệp đã chia sẻ: nhấp vào Files trong Teams hoặc trong cuộc trò chuyện với một người cụ thể để tìm kiếm trong tất cả tài liệu được chia sẻ với bạn. Ngoài ra, Micosoft Teams cung cấp cho người dùng khả năng chia sẻ tệp trên tất cả các ứng dụng của Microsoft 365 mà không cần gửi các tệp đính kèm email.
Microsoft 365 đang dần tạo nên cuộc cách mạng thầm lặng để trao quyền cho các cá nhân làm việc cùng nhau. Bằng cách triển khai các chức năng như Trình tường thuật, phiên âm tự động trong hội nghị truyền hình và video, hỗ trợ đọc chính tả, Microsoft cung cấp những công cụ mang ý nghĩa to lớn để tiếp cận đến những cá nhân có trình độ khác nhau trong lực lượng lao động.
3. Làm việc linh hoạt mọi lúc mọi nơi
Không quan trọng bạn làm việc tại nhà, văn phòng hay đang đi công tác, vì Microsoft 365 có thể được sử dụng trên web, trên máy tính để bàn, từ ứng dụng di động và trong Teams. Với Microsoft 365, bạn có thể làm việc linh hoạt mọi lúc mọi nơi, chỉ cần thiết bị của bạn đang được kết nối Internet.
Sử dụng Teams trên thiết bị di động của bạn để gọi điện hoặc trao đổi công việc với đồng nghiệp của bạn khi đang di chuyển, nhận thông báo khi bạn được đề cập, cộng tác về nội dung và truy cập các ứng dụng khác mà tổ chức của bạn đã gắn với Teams như Power Apps hoặc Yammer (nền tảng xã hội dành cho Người dùng Microsoft 365). Khả năng mở rộng Teams là vô tận với các bản cập nhật thường xuyên do Microsoft phát hành.
4. Đảm bảo an toàn bảo mật
Tính năng bảo mật thông minh của Microsoft được tích hợp trên các nền tảng, sử dụng AI và tự động hóa để bảo vệ bạn khỏi các mối đe dọa mạng khẩn cấp và được thống nhất trên mọi người, thiết bị, ứng dụng và dữ liệu.
Truy cập, tạo và lưu giữ tất cả tài liệu trên đám mây, sử dụng thông tin đăng nhập của tổ chức của bạn, giảm nguy cơ vô tình bị rò rỉ dữ liệu ra bên ngoài môi trường kinh doanh (ví dụ: trên ổ đĩa ngoài hoặc máy tính để bàn cá nhân). Việc sử dụng tính năng Ngăn ngừa mất mát dữ liệu (Data Loss Prevention) của Microsoft 365 giúp đảm bảo rằng nội dung bí mật không vô tình bị tiếp xúc với đối tượng sai, và tính năng gắn nhãn dữ liệu nhạy cảm trên Microsoft 365 áp dụng các biện pháp kiểm soát của tổ chức đối với tệp, ngay cả khi chúng ở bên ngoài tổ chức. Ví dụ: một trong các tệp của bạn có thể được chia sẻ hoặc đính kèm vào email, sau đó được mở bởi bên thứ ba, khi đó những tệp được gắn nhãn nhạy cảm sẽ tồn tại với tệp và áp dụng các biện pháp kiểm soát của bạn đối với nội dung – có khả năng ngăn không cho tải xuống, sao chép nội dung, chuyển tiếp hoặc thậm chí in.
Nhờ Xác thực đa yếu tố (Multi-Factor Authentication – MFA), tài khoản của bạn sẽ được bảo vệ tới 99,9% khỏi các khả năng bị xâm phạm. Trong hầu hết các vụ trộm danh tính, không quan trọng mật khẩu của bạn dài hay phức tạp, nhưng khi sử dụng MFA (chẳng hạn như Microsoft Authenticator hoặc mã SMS), ngay cả khi tin tặc biết thông tin đăng nhập của bạn, thì hầu như không thể vượt qua tất cả các bảo mật. các bước.
5. Tiết kiệm thời gian, không gian và loại bỏ lỗi
Bạn có bao giờ cảm thấy mệt mỏi và chán nản với việc gửi đi gửi lại email để trao đổi công việc với đồng nghiệp không? Thực tế, bạn có thể tiết kiệm được rất nhiều thời gian nếu tránh được sự phụ thuộc trong giao tiếp công việc qua email. Hiện nay, Microsoft Teams cho phép gửi tin nhắn tức thì, lên lịch và tham gia cuộc gọi cũng như cuộc gọi video, gắn thẻ đồng nghiệp trong các kênh của Teams và nhiều hơn nữa. Với nhiều chức năng thân thiện với người dùng như Biểu tượng cảm xúc phản ứng nhanh, bạn có thể chia sẻ ý kiến của mình chỉ bằng một cú nhấp chuột ‘thích’. Chế độ Together Mode ra mắt gần đây trong các cuộc gọi điện video sẽ cho phép bạn cảm thấy gần gũi hơn với những người bạn văn phòng của mình.
Bạn cũng có thể ghi chú cuộc họp, sử dụng bảng trắng và chia sẻ tất cả các tệp trong một cửa sổ cuộc họp duy nhất trong Teams. Những người tham dự cũng có quyền truy cập vào tất cả những chức năng này trong và sau cuộc họp. Teams cũng sẽ hiển thị trạng thái hiện tại của đồng nghiệp như đang rảnh, bận, đang họp, thuyết trình hay vắng mặt. Với kết nối trực tiếp giữa Calendar trong Outlook và Teams (qua Exchange), trạng thái sẽ tự động thay đổi dựa trên các mục có trong Calendar của bạn trong ngày (nhưng cũng có thể được đặt theo cách thủ công). Bạn cũng có khả năng hiển thị về việc liệu một đồng nghiệp đã đọc tin nhắn của bạn hay chưa và xem khi nào họ đang phản hổi – nó hoạt động theo cách rất giống với WhatsApp và Messenger. Hơn nữa, việc tích hợp với Microsoft 365 thực sự làm cho Teams trở thành một công cụ tốt hơn để nhắn tin tức thì.
Microsoft Graph, "cổng vào dữ liệu và thông minh trong Microsoft 365”, cung cấp khả năng tương tác phong phú giữa các dịch vụ của Microsoft như Apps, Edge, Enterprise Security + Mobility và môi trường Windows 10. Ngoài các khả năng như tự động hóa việc giới thiệu người dùng bằng quy trình làm việc, giúp giải phóng thời gian của quản trị viên cho các nhiệm vụ kinh doanh cốt lõi, Microsoft Graph còn cho phép bạn dễ dàng tìm thấy tất cả các tài sản bạn cần bằng cách sử dụng tìm kiếm thông minh. Đừng bao giờ dành thời gian tìm kiếm thông tin khi bạn có nhiều nhiệm vụ cấp bách cần hoàn thành.
Nếu bạn muốn giảm thiểu giấy tờ in ấn lộn xộn mà vẫn đảm bảo dữ liệu của mình được lưu trữ an toàn, hãy chuyển toàn bộ sang lưu trữ đám mây.
6. Cập nhật liên tục các tính năng mới nhất
Microsoft liên tục tung ra các chức năng và sản phẩm mới. Đăng ký một trong các gói có sẵn sẽ đảm bảo bạn sẽ được tự động cập nhật và trải nghiệm những tính năng mới nhất.
7. Tiết kiệm chi phí và phù hợp với nhu cầu của bạn
Cho dù là doanh nghiệp vừa, nhỏ hay doanh nghiệp lớn, Microsoft 365 đều cung cấp gói dịch vụ phù hợp đáp ứng yêu cầu sử dụng của các doanh nghiệp. Vfa với một bộ giải pháp toàn diện được phát triển bởi Microsoft, doanh nghiệp sẽ giảm thiểu được rất nhiều chi phí nhờ các phần mềm công cụ tự động hóa, tiết kiệm thời gian làm việc, xây dựng quy trình làm việc khoa học và mang đến hiệu suất cao hơn, gia tăng tính cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường.
Microsoft
Adobe
VMware
SolarWinds.com
Kerio
Autodesk
Bitdefender
Symantec
Paessler AG
Kaspersky
Mindjet
Oracle
Eset
Acronis
Minitab Ltd
Corel
