Thống kê nội bộ đối với việc sử dụng phần mềm Microsoft tại Doanh nghiệp

TSG là đối tác của Microsoft giúp khách hàng rà soát lại các sản phẩm Microsoft mà khách hàng dang có, giúp khách hàng gửi thống kê tới Microsoft

Vớimong muốn hỗ trợdoanh nghiệp trong việc tuân thủ các nghĩa vụ pháp lý theo Luật Sở hữu trí tuệ và tối ưu hóa việc đầu tư CNTT,Microsoftđã triển khai Chương trình"Kiểm soát nội bộ đối với việc sử dụng các sản phẩm Microsoft tại Doanh nghiệp”nhằm giúp doanh nghiệp trong việc duy trì, quản lý, kiểm soát một cách hiệu quả các phần mềm đã được mua sắm và sử dụng hợp pháp, tránh tình trạng lãng phí, cũng như các rủi ro không đáng có thể xảy ra.

1.Tại sao Microsoft tiến hành rà soát việc cấp phép này?

Microsoft tiến hành rà soát lại việc cấp phép vì hai lý do chính

- thứ nhất, đây là một dịch vụ tư vấn cấp phép (giúp khách hàng hiểu bản quyền phần mềm của Microsoft được cấp phép như thế nào?) và lý do

-thứ hai là để đảm bảo rằng tất cả các phần mềm của Microsoft đang sử dụng phải được trả tiền. Từ khi thực hiện việc rà soát cấp phép này, chúng tôi thấy rằng số lượng trường hợp dùng phần mềm không phù hợp đã giảm xuống vì các tổ chức đã nhận thức được sự cam kết của họ khi được cấp phép.

Do phần mềm có tính chất ‘vô hình’ và thực tế có vô số sản phẩm phần mềm có thể được cài đặt vào bất cứ thời điểm nào, bất cứ nơi đâu và không có ủy quyền cấp phép. Microsoft nhận thấy rằng 70% phần mềm không có bản quyền được cài đặt để sử dụng tại các tổ chức mà không tiến hành thống kê tài sản phần mềm 1 cách hệ thống và thường xuyên.

2.Tại sao Microsoft có quyền yêu cầu thông tin từ doanh nghiệp?

Cả Microsoft và khách hàng đều có một số quyền và nghĩa vụ đối với chương trình Open License và Lựa chọn (Select). Theo những thoả thuận này, Microsoft có một số quyền kiểm tra nhất định. Dưới đây là ví dụ về một điều khoản từ Thoả thuận Cấp phép Theo Volume Licensing của Microsoft:

Khách hàng phải lưu giữ tất cả các giấy tờ liên quan đến việc mua sản phẩm. Microsoft có thể yêu cầu khách hàng tự rà soát các sản phẩm Microsoft đang sử dụng trong tổ chức của mình, so sánh với số lượng Giấy phép mà khách hàng đang sở hữu. Sau khi rà soát, khách hàng đồng ý chuyển cho Microsoft bản báo cáo có chữ ký của người có thẩm quyền để chứng nhận: 1) Khách hàng có đủ số lượng giấy phép cho những gì mình đang sử dụng, hoặc 2) Khách hàng đang đặt hàng cho đủ số lượng giấy phép cho những gì khách hàng đang sử dụng mà do quá trình rà soát phát hiện ra. Với việc yêu cầu rà soát này, Microsoft không bỏ qua quyền của mình là củng cố thỏa thuận này hay bảo vệ quyền SHTT theo đúng Luật pháp.

3.Thời gian để doanh nghiệp cung cấp thông tin cho Microsoft?

Doanh nghiệp phải nộp bản khảo sát trong vòng 2 – 3 tuần kể từ ngày nhận được thư từ Microsoft. Tuy nhiên nếu doanh nghiệp thấy rằng khung thời gian này không đủ, có thể trao đổi với Microsoft để thống nhất thời gian cung cấp thông tin phù hợp.

4.Điều gì sẽ xảy ra nếu bản Tóm tắt Cấp phép Theo Số lượng lớn được cung cấp không có tất cả các loại giấy phép mà chúng tôi đã mua?

Sự khác biệt giữa thông tin lưu trữ của doanh nghiệp và bản Tóm tắt Danh mục Mua Giấy phép Theo Volume Licensing kèm theo đây có thể xảy ra vì một số lý do như sau:

• Doanh nghiệp có thể đã mua Giấy phép dưới các tên khác nhau, ví dụ Công ty TNHH ABC Pte và A.B.C Pte;
• Doanh nghiệp có thể đã đổi tên và các thông tin lưu giữ trước đây không thống nhất với các thông tin lưu giữ mới nhất;
• Doanh nghiệp có thể đã mua sản phẩm Microsoft theo hình thức OEM (phần mềm được cài đặt sẵn trong máy tính trước khi bán cho khách hàng), hoặc FPP (Sản phẩm đóng hộp hoàn chỉnh hay sản phẩm đóng hộp để bán lẻ)

Khi doanh nghiệp có bất cứ thắc mắc nào liên quan đến bản Tóm tắt Cấp phép Số lượng lớn, xin hãy chia sẻ với nhân viên tư vấn của Đại lý Microsoft. Nhân viên tư vấn sẽ làm việc với quí vị để xác minh việc mua này và đưa vào bản tóm tắt cấp phép tổng thể.

5.Khi doanh nghiệp không có công cụ kiểm kê tự động, cần làm gì để biết được phần mềm đã cài đặt?

Microsoft cung cấp phần mềm hỗ trợ kiểm kê cho doanh nghiệp, được tải về sử dụng miễn phí - MAP (Microsoft Assessment and Planning Toolkit - Bộ công cụ lập kế hoạch và đánh giá Microsoft) là một công cụ kiểm kê, đánh giá và báo cáo rất tốt. Công cụ này có thể đưa ra kết quả đánh giá đáng tin cậy trong môi trường CNTT để tiến hành các quá trình chuyển dịch và ảo hóa nền tảng khác nhau cho tới 100 nghìn PC mà không phải sử dụng tới bất kỳ tác tử phần mềm nào. Có thể tải từwww.microsoft.com/map

6.Điều gì sẽ xảy ra nếu doanh nghiệp không hoàn thành bản cung cấp thông tin này?

Microsoft hy vọng phần lớn khách hàng sẽ chủ động hợp tác với Hãng để đảm bảo rằng doanh nghiệp của bạn đã được cấp phép bản quyền phần mềm phù hợp. Tuy nhiên, khi Microsoft đã quan tâm tới việc bảo vệ sở hữu trí tuệ của mình, thì những tổ chức doanh nghiệp không muốn tham gia vào quy trình này có thể bị kiểm tra một cách chính thức theo các thoả thuận cấp phép giữa Microsoft và doanh nghiệp.

7.Điều gì sẽ xảy ra nếu tổ chức tôi phát hiện có phần mềm chưa cấp phép?

Nếu trong quá trình rà soát, doanh nghiệp phát hiện ra việc sử dụng các sản phẩm của Microsoft không có giấy phép thì phải giải quyết vấn đề đó ngay trong quá trình rà soát và liên hệ với Đại lý bán hàng của Microsoft.

8.Tôi có thể lấy thông tin về các quy định cấp phép phần mềm và thoả thuận cấp phép ở đâu?

Đường dây nóng của Microsoft 04 39351053

Ngoài ra, Doanh nghiệp có thể tìm thấy thông tin trên mạng theo các địa chỉ sau:

http://www.microsoft.com/resources/sam/default.mspx

Đường link này cung cấp tài liệu hướng dẫn Quản lý Tài sản Phần mềm (SAM) của chúng tôi, cung cấp một số thông tin hữu ích liên quan tới SAM và việc chống sao chép bất hợp pháp.

http://www.microsoft.com/resources/sam/lic_cal.mspx

Đường link này cung cấp chi tiết tất cả các sản phẩm máy chủ của Microsoft và cung cấp thông tin liên quan tới các yêu cầu cấp phép và lựa chọn cấp phép cho công nghệ máy chủ cụ thể.

http://www.microsoft.com/licensing/resources/volbrief.mspx

Đường link này cung cấp các đường link liên quan tới các thông tin tóm tắt về việc cấp phép và cập nhật các điều khoản và điều kiện sử dụng phần mềm Microsoft.

http://www.microsoft.com/licensing/resources/downloads/default.mspx

Đường link này giúp doanh nghiệp nắm được các điều khoản Cấp phép 101.